Här reder vi ut vad det betyder i praktiken och hur du kan dra nytta av smarta digitala lösningar samtidigt.
Vad innebär arkivering av bokföring?
Arkivering handlar om att spara och tillgängliggöra all dokumentation som visar företagets ekonomiska händelser. Det inkluderar bland annat:
- Fakturor och kvitton.
- Leverantörsunderlag.
- Kontoutdrag.
- Bokföringsrapporter.
- Årsbokslut eller årsredovisning.
Enligt bokföringslagen ska dessa dokument sparas i minst sju år efter räkenskapsårets slut – i ett ordnat skick, och på ett betryggande sätt.
Hej då papperskvitton!
Sedan den 1 juli 2024 gäller nya regler för överföring av pappersunderlag. Om du skannar eller fotograferar ett kvitto på ett säkert sätt – och försäkrar dig om att digitalfilens information är oförändrad – får du slänga originalet direkt. Det innebär att du kan minska din fysiska pappersmängd och arbeta helt digitalt, så länge rutinerna är säkra och dokumenterade.
Arkivera rätt – i tre steg
1. Bestäm format
Vill du spara digitalt eller i pappersform? Båda är tillåtna – men digitalt underlättar.
2. Säker lagring
Räkenskapsinformation ska sparas i Sverige (eller i godkända system enligt lagkraven). Välj en tjänst som håller över tid.
3. Säkerställ åtkomst
Du ska snabbt kunna ta fram uppgifter om Skatteverket eller andra granskar.
Passa på att digitalisera dina ekonomiflöden
Att arbeta digitalt sparar inte bara tid – det minskar risken för fel, borttappade underlag eller manuella missar. På Elera hjälper vi våra kunder att skapa smarta ekonomiflöden där arkivering, bokföring och attestfunktioner hänger ihop och sker sömlöst i molnet.
Checklista: Så håller du koll på arkiveringen
Här är en enkel, gratis checklista som du kan använda direkt – eller integrera i ditt eget system/arbete:
- Sparas i minst sju år efter räkenskapsårets slut (oavsett format)
- Dokumenteras med tydligt ansvar (vem ansvarar för arkiv, lagring och åtkomst?)
- Digitala kopior skannas/fotograferas med god läsbarhet
- Original i pappersform slängs endast efter säker överföring
- All räkenskapsinformation sparas i Sverige (eller godkänd molntjänst)
- Det finns rutiner för att säkerställa att data kan visas upp vid revision eller kontroll
- Molntjänster och bokföringssystem är testade för bevarande över tid
- Åtgärder finns för att skydda mot förlust, brand eller datakrasch
- Åtkomsten till arkivet är begränsad till relevanta personer (och loggas)
Så kan Elera hjälpa till
Vi på Elera har lång erfarenhet av att stötta företagare i allt från ägarfrågor ner till det löpande bokföringsarbetet.
kontakta oss på Elera så tittar vi tillsammans på hur ditt bolag bäst arkiverar och digitaliserar bokföringen.
Ramona Liungman,
Grundare / COO