I september finns det ofta tillräckligt med information i din bokföring för att se tydliga mönster, samtidigt som några månader återstår att påverka utvecklingen. Väntar du till bokslutet går det att konstatera hur året blev, men möjligheterna att påverka utfallet är betydligt mindre.
Börja med att säkerställa att siffrorna stämmer
En prognos blir aldrig bättre än underlaget den bygger på. Kontrollera därför att bokföringen är uppdaterad och att de viktigaste posterna är avstämda. Finns alla leverantörsfakturor och kvitton registrerade? Stämmer bankkontot med bokföringen? Är kund- och leverantörsreskontran aktuell och har skattekontot stämts av?
Eftersläpningar och felaktiga poster kan ge en missvisande bild av både resultat och likviditet. I ett växande företag ökar dessutom ofta komplexiteten i ekonomin. Då behöver rutinerna och rapporteringen utvecklas i takt med verksamheten.
Läs mer: När bolaget växer – och redovisningen inte riktigt hänger med.
Resultatrapporten visar inte alltid hela bilden
Även om den löpande bokföringen är korrekt kan resultatet behöva justeras. En försäkring eller licens som har betalats i början av året kanske avser hela året. Utfört arbete kan ännu vara ofakturerat och kostnader kan saknas eller ha hamnat i fel period. Företag med lager eller pågående arbeten kan behöva uppskatta hur dessa poster påverkar resultatet. Även avskrivningar och, för företag med anställda, exempelvis semesterlöneskuld och bonusar kan behöva bedömas.
Det handlar inte om att göra ett bokslut redan i september, utan om att fånga upp större poster så att prognosen ger en mer rättvisande bild.
Titta framåt – inte bara bakåt
När siffrorna hittills under året är genomgångna är nästa steg att bedöma resten av året. Utgå från sådant du redan känner till:
- Vilka beställningar och uppdrag är bekräftade?
- Vilka större kostnader eller investeringar väntar?
- Finns det säsongsvariationer i försäljningen?
- Har priser, löner eller inköpskostnader förändrats?
- Kan vissa kundbetalningar komma senare än beräknat?
Försök att skilja på säkra intäkter och sådant du hoppas ska inträffa. Du kan också arbeta med flera scenarier: ett realistiskt, ett mer försiktigt och ett där försäljningen utvecklas bättre än väntat. Då blir det tydligare hur känsligt företaget är för förändringar.
Omsättning är inte samma sak som lönsamhet
Ett företag kan öka omsättningen utan att vinsten följer med. Tillväxt kan kräva fler anställda, större lokaler eller nya system – och kostnaderna kommer ofta innan intäkterna.
Undersök därför vad som ligger bakom prognosen. Har marginalerna förändrats? Vilka kunder, uppdrag eller produkter bidrar mest till resultatet? Har kostnaderna vuxit snabbare än intäkterna?
Läs mer: Så får du kontroll på lönsamheten – fem nyckeltal du inte har råd att missa
Glöm inte pengarna på kontot
Resultat och likviditet är två olika saker. Ett företag kan visa vinst men ändå få svårt att betala sina utgifter. Det kan bero på att kunderna ännu inte har betalat, att pengar är bundna i lager eller att företaget har gjort stora investeringar.
Komplettera därför bokslutsprognosen med en likviditetsprognos. När väntas pengarna komma in och när ska de betalas ut? Finns det utfört arbete som kan faktureras utan onödigt dröjsmål, behöver betalningsvillkoren ses över eller bör finansiering ordnas?
Läs mer: Kassaflödesanalys – så stärker du företagets finansiella hälsa.
Från prognos till beslut
Det verkliga värdet i prognosen uppstår när den används. Genomgången kan visa att företaget behöver se över prissättning, kostnader, fakturering eller investeringar. Kanske finns det utrymme att genomföra en satsning. Kanske behöver företaget i stället stärka sin buffert.
Prognosen kan också ge underlag inför diskussioner om preliminärskatt, lön, framtida utdelning och finansiering. Den som planerar en utdelning behöver väga ägarnas önskemål mot företagets kapitalbehov och framtida planer.
Läs mer: Soliditet – nyckeltalet som visar företagets motståndskraft.
Ett bättre bokslut börjar före årsskiftet. Ju tidigare en avvikelse upptäcks, desto större är möjligheten att agera. Med aktuella siffror blir det lättare att fatta genomtänkta beslut och planera inför nästa år.
Vill du få en tydligare bild av var ditt företag är på väg? Elera kan hjälpa dig att gå igenom ekonomin och ta fram en boksluts- och likviditetsprognos.
